1.   Objetivo

A presente Política tem como objetivo definir os princípios orientadores relativos ao Canal de Denúncias interno da Arestalfer, S.A., adiante designada por Empresa, nomeadamente procedimentos de receção, registo, tratamento e conservação de comunicações de práticas de infrações, dando cumprimento à Lei 93/2021, regime geral de proteção de denunciantes de infrações. 

 

Este canal está à disposição de todos os nossos trabalhadores e de todos aqueles que se relacionem com a empresa, como por exemplo:

• Pessoas em processo de recrutamento; 

• Voluntários ou estagiários;

• Clientes;

• Parceiros, fornecedores ou prestadores de serviços;

• Titulares de participações sociais, órgãos de gestão e de fiscalização. 

 

Em tudo o que não haja sido estabelecido na presente Política, aplica-se a legislação e regulamentação em vigor.

 

 

 

2.    Âmbito

O canal de denúncias deverá ser utilizado para a comunicação de infrações já consumadas ou que estejam a ocorrer, relacionadas com a Empresa. 

 

Consideram-se infrações os atos ou omissões, dolosas ou negligentes, que violem ou comprometam gravemente: 

• O cumprimento da legislação em vigor, normas ou regulamentos;

• O código de ética e conduta e princípios éticos e deontológicos aplicáveis à função; 

• Boas práticas de gestão.

 

Tais situações poderão envolver temas, como:
•  Corrupção ou infrações conexas;

•  Contratação pública;

•  Serviços, produtos e mercados financeiros;

•  Branqueamento de capitais e financiamento do terrorismo;

•  Segurança e conformidade dos produtos;

•  Segurança dos transportes;

•  Proteção do ambiente;

•  Proteção contra radiações e segurança nuclear;

•  Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;

•  Saúde pública;

•  Defesa do consumidor;

•  Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;

•  Criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada e infrações conexas;

•  Atos ou omissões lesivos dos interesses financeiros da União Europeia.

 

As comunicações apresentadas que excedam o âmbito atrás previsto não serão objeto de tratamento por este canal. 

 

Para situações como reclamações, exercício de direitos no âmbito do RGPD, sugestões ou pedidos de informações existem canais próprios de comunicação e tratamento. 

 

 

 

 

3.   Princípios gerais na formulação e tramitação das denúncias

Boa-fé 

A decisão de denúncia deve ser tomada de forma consciente, ponderada e honesta, e pressupõe-se que feita de boa-fé. As comunicações devem ser adequadamente fundamentadas incluindo a informação disponível e indispensável à promoção de uma investigação. Se a informação for insuficiente pode comprometer a investigação da denúncia, podendo esta ser fechada sem conclusões. A utilização deliberada e manifestamente infundada do canal de denúncias pode constituir infração disciplinar, civil ou criminal. 

 

Confidencialidade e Anonimato 

Todas as comunicações serão tratadas de forma independente e confidencial, garantindo a proteção dos dados pessoais. Em todo o caso, os dados recolhidos serão tratados exclusivamente no âmbito do tratamento da denúncia, sendo garantido o anonimato do autor da comunicação a todas as pessoas envolvidas no seguimento da denúncia. 

 

Condições de Proteção 

Ao denunciante que apresente uma denúncia via este canal de comunicação será garantida proteção, desde que atue de boa-fé e tenha fundamento sério. 

 

A comunicação de infrações não conduzirá a qualquer ato de retaliação, discriminação ou procedimento disciplinar, civil ou criminal, exceto se as comunicações sejam dolosamente falsas e manifestamente infundadas. Será igualmente garantida proteção a quem forneça alguma informação ou assistência no âmbito de uma investigação de infração. 

 

Informa-se que, nos termos da lei em vigor, o denunciante deverá dar precedência aos canais de denúncia disponibilizados pela empresa, só devendo recorrer a canais de denúncia externos (disponibilizados pelas autoridades competentes) ou à divulgação pública da denúncia quando se verifiquem as condições enunciadas nos nº2 e 3 do artigo 7º da Lei 93/2021, de 20 de dezembro. Fora dos casos legalmente previstos, o denunciante que recorra a canais de denúncia públicos não beneficiará da proteção conferida pela Lei.

 

4.   Procedimento de Comunicação

Formulário online:
A comunicação de denúncias poderá ser efetuada através do preenchimento de um formulário próprio, disponibilizado no website da empresa, numa página criada especificamente para o efeito: https://denuncias.arestalfer.com/inicio

 

E-mail:

As denúncias podem também ser apresentadas via e-mail para: rh@arestalfer.com

 

Presencialmente:

Embora as denúncias possam ser apresentadas anonimamente, a Arestalfer encoraja o denunciante a indicar quem é e quando se pronuncia, uma vez que, isso facilita muito a investigação posterior. 

Quando se pretende apresentar denúncia por outra via, nomeadamente pela via presencial, deve ser enviado um email para rh@arestalfer.com a solicitar agendamento de reunião.

No decurso da reunião, será realizado o registo da denúncia através do preenchimento de um formulário.

 

As comunicações devem ser concretas e objetivas, descrevendo com detalhe e clareza os factos denunciados. As denúncias deverão atender a critérios de relevância dos factos, substancialidade, boa fé e veracidade. 

 

Assim, as comunicações recebidas deverão incluir no mínimo a seguinte informação:
- Exposição clara e detalhada dos factos;
- Identificação da empresa;
- A relação do denunciante com a empresa;
- Momento em que ocorreu, se ocorre ou se é previsível vir a ocorrer;
- Anexar, documentos, arquivos ou outra informação relevante para a avaliação da infração.

 

 

Tratamento 

 

A Administração da Arestalfer, S.A., delegou a gestão de Denúncias na Direção de Recursos Humanos.

Todas as comunicações serão analisadas de forma independente e imparcial pelo Gestor do Canal de Denúncias.

 

Após receção e registo da comunicação, compete aos Gestor do Canal de Denúncias, promover as investigações e diligências que considerem necessárias para aferir a legitimidade dos fundamentos da comunicação. 

 

Após receção da denúncia, seguir-se-á uma primeira revisão dos factos e provas que foram entregues com a denúncia. Para o efeito, o gestor do canal pode exigir que o denunciante complete ou clarifique as informações contidas na denúncia, fornecendo toda a documentação adicional necessária para sustentar a conduta infratora. 

 

Concluída a análise da situação denunciada, o gestor de denúncias poderá:

- Arquivar o processo;

- Despoletar medidas para cessação da infração, a definir de acordo com o caso concreto. As medidas podem passar por abertura de um inquérito interno, criação de um procedimento disciplinar ou comunicação às Autoridades Competentes.

 

Quais os motivos que podem originar o arquivamento do processo?

- Não enquadramento dos factos relatados nas infrações e domínios tipificados na lei;

- Não apresentação de provas claras e inequívocas dos factos que podem ser contrários à lei vigente;

- Não cumprimento dos requisitos/elementos mínimos de elaboração da denúncia e o seu autor não ter corrigido os erros/omissões após ter sido solicitado para o fazer;

- Não ser a entidade competente para apreciar a denúncia, caso em que se procederá ao envio para a entidade responsável;

- A situação já ter sido comunicada a uma autoridade judiciária ou a uma autoridade administrativa competente, que a está a investigar ou que já adotou uma decisão anteriormente;

- A situação denunciada ser repetida e não conter novos elementos que justifiquem um seguimento diferente de uma decisão anterior.

 

Objeto da investigação 

 

No que se refere às denúncias admitidas, o gestor do canal de denúncias, conduz, diretamente ou através de terceiros, de forma atempada e eficiente, a investigação interna necessária para determinar:

- Se os factos relatados são verdadeiros; 

- Se os factos relatados constituem uma violação do código de conduta empresarial, princípios e regras internas e/ou à lei vigente aplicável; 

- As pessoas responsáveis pelos atos objeto de investigação e grau de participação ou responsabilidade das mesmas. 

 

A investigação interna deve ser conduzida de modo a garantir a legalidade, a validade e a admissibilidade dos elementos de prova obtidos de modo que, se necessário, possam ser utilizados num futuro processo judicial.

 

Se necessário, o gestor do canal de denúncias agendará uma audiência com o denunciante. Esta audição servirá para apresentar os factos denunciados e dará ao denunciante a oportunidade de apresentar a sua versão dos factos, respeitando simultaneamente a presunção de inocência, a legislação aplicável e a convenção coletiva aplicável. 

 

No âmbito da investigação, poderá ser concedido, se necessário, acesso ao correio eletrónico, a ficheiros, registos de chamadas, antecedentes de Internet, outros registos (incluindo registos de entrada e saída, despesas e registo de viagem), cópias de segurança e outros documentos relevantes considerados adequados, na medida em que esse acesso esteja em conformidade com a legislação e a regulamentação interna aplicáveis. 

 

 

Conclusão da investigação
 

Em qualquer dos casos previstos nos números anteriores, cabe ao gestor do canal de denúncias, elaborar um relatório, através do qual expõe fundamentadamente os motivos e as medidas que levaram à conclusão do processo. 

 

Para cada processo será mantido um registo que incluirá a indicação das medidas adotadas ou com justificação para a não adoção de quaisquer medidas. 

 

Cabe ainda aos gestores do canal assegurar a comunicação de seguimento do processo ao denunciante, nomeadamente: 

 

• No prazo máximo de 7 dias, será confirmada a receção da denúncia;

 

• A conclusão da denúncia, identificando se foi dado ou não provimento, fundamentando a opção e, nos casos em que seja dado provimento, com identificação das medidas consideradas.

 

5.   Conservação

A documentação de apoio e os dados recolhidos durante a análise preliminar e a investigação serão arquivados de forma confidencial e segura. 

 

Serão adotadas medidas de segurança no armazenamento da informação, por forma a restringir o seu acesso apenas a pessoas autorizadas. 

 

As denúncias serão conservadas pela Empresa durante o prazo de 5 anos, não obstante o apagamento imediato dos dados pessoais que manifestamente não sejam relevantes para o tratamento da denúncia, sem prejuízo das regras de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais. 

 

Este prazo pode ser alargado para o cumprimento pela Empresa das suas obrigações legais. Em particular nos casos de litígio, os dados são conservados até ao trânsito em julgado da decisão judicial.

 

 

  

6.   Aprovação e  Revisão da Política 

A presente Política será revista anualmente, sem prejuízo de outras revisões, sendo alvo de atualização sempre que se afigure necessário, nomeadamente em sequência de alterações legais ou regulamentares, de forma a garantir que se mantém atual e apropriada ao cumprimento do seu propósito. 

 

A presente Política foi aprovada pela Administração e divulgada a todas as partes interessadas na página de internet da empresa.